Hãy quan sát một tuần làm việc và ghi lại những thao tác giống nhau bạn thực hiện nhiều lần. Đổi tên tệp, tổng hợp số liệu hoặc chuyển thông tin giữa hai danh sách thường là nơi dễ nhìn thấy quy trình nhất.
Vẽ quy trình trước khi chọn công cụ
Viết ba phần: đầu vào, bước xử lý và đầu ra. Với việc tổng hợp tài liệu, đầu vào có thể là một thư mục, bước xử lý là đọc tên và ngày sửa đổi, còn đầu ra là một bảng để bạn kiểm tra.
Chọn việc có thể hoàn tác
Ở lần thử đầu, ưu tiên tạo bản sao hoặc báo cáo thay vì sửa trực tiếp dữ liệu gốc. Giữ một bộ mẫu nhỏ với cả dữ liệu bình thường và dữ liệu thiếu trường để xem quy trình phản ứng ra sao.
Thiết kế cả đường đi khi lỗi xảy ra
Mạng có thể mất kết nối, tệp có thể đổi tên và dịch vụ có thể từ chối yêu cầu. Hãy quyết định khi nào cần thử lại, khi nào dừng và thông tin nào phải lưu để kiểm tra. Tránh chạy lại toàn bộ nếu chỉ một bước cần làm lại.
Đo phần thời gian thực sự tiết kiệm
Tính cả thời gian chuẩn bị, kiểm tra đầu ra và sửa lỗi. Nếu quy trình chỉ chạy mỗi tháng một lần, một checklist gọn có thể phù hợp hơn một ứng dụng mới. Tự động hóa có ích khi nó làm công việc dễ hiểu và dễ kiểm soát hơn.
Đầu vào rõ ràng. Kết quả kiểm tra được. Có đường quay lại.
